Agent de Gestion Administrative - Saint Caprais H/F - Communes

- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité ;
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences ;
- Assister la Secrétaire de mairie.

* Activités principales :

1/ Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
- Rédiger des notes synthétiques.

2/ Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers ;
- Recevoir, filtrer et répondre aux courriers papiers et électroniques ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques.

3/ Gérer les affaires générales :
- Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- Répondre aux demandes d'inscriptions sur les listes électorales et effectuer le suivi ;
- Assurer la mise en oeuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme.

4/ Gérer les dossiers spécifiques en direction du public :
En concertation avec la Secrétaire de mairie :
- Gérer la facturation de la cantine et garderie périscolaire (garderie, bibliothèque, cantine, transports scolaires etc.) ;
- Gérer les réservations de salle (régie salle des fêtes, salle annexe, barnum) ;
- Gérer les inscriptions scolaires.

* Savoirs ou connaissances :
- Connaître la règlementation juridique et financière des collectivités locales ;
- Règles d'urbanisme ;
- Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil ;
- Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale.

* Savoir faire opérationnels :
- Savoir gérer les urgences ;
- Savoir gérer simultanément plusieurs dossiers ;
- Savoir rédiger des documents et actes administratifs ;
- Savoir utiliser les Outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint., et les logiciels informatiques métiers.

* Savoir faire relationnels :
- Savoir prioriser ;
- Communication orale et écrite ;
- Avoir le sens de la diplomatie et de la stratégie ;
- Discrétion, Organisation, Rigueur, Autonomie, Polyvalence, Adaptabilité ;
- Disponibilité ;
- Réactivité.

• Traitement du courrier