Assistante de Direction - Bourges H/F - Communes

Missions du service il apporte une aide permanente au Directeur Général des services en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.Il assure aussi la fonction d'interface entre direction générale, directeurs, responsables de service en collaboration avec l'équipe d'assistantes des DGA.Organisation de la vie professionnelle du DGSEtablir une relation de confiance avec le DGSGestion de l'agenda et des priorités /Organiser des réunions et des rendez-vousRappeler les informations importantes et transmettre les messagesAssurer la fonction d'interface entre le DGS et les DGA en collaboration avec les assistantesEntretient des relations avec les assistantes des directions générales adjointes, des secrétariats opérationnels et des secrétariats des élusOrganiser les déplacements du DGSS'assure du respect par les services des procédures et règles internes en matière rédactionnelleRéalisation et mise en forme de travaux de bureautiqueRédaction de notes/courriers/mails à partir de consignes orales et/ou documentsPrendre des notes et mettre en forme tous types de courriersRéaliser la saisie de documents de formes et contenus diversOrganiser le classement et l'archivage des dossiersSuivi des projets et activités de la directionIntégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariatGestion du courrier réservé du Maire et de la PrésidenteGestion des flux de parapheurs (vérification du contenu, degré d'importance, d'urgence, rediriger, transmettre,)Accueil téléphonique et au secrétariatAccueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence, filtrer, rediriger, transmettre)Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétentAdapter son discours en fonction de l'interlocuteurRecevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiquesOrganisation et planification des réunionsRédiger les ordres du jour en concertation avec le DGSRespecter les délais de transmission de documents avant les réunionsPrendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Capacité confirmée à établir une relation de confiance avec le cadreTechniques d'organisation et de gestion du temps de travailMaîtrise des principes rédactionnels du compte-renduSens de l'accueil et de l'écoute Expérience confirmée pour le travail autonome Esprit rigoureux et méthodique

• Gestion de l'emploi du temps
• Suivi des opérations
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique