Assistant Administratif Pôle Formation Professionnelle H/F - Service Public
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
L'agent administratif du Pôle Formation assure l'accueil physique et téléphonique des usagers et des correspondants du Pôle, exécute des travaux administratifs et financiers et participe aux actions transversales du Pôle Formation. L'agent réalise des opérations de saisie de courriers, tableaux et alimentation des plateformes numériques.
- Accueil physique et téléphonique, orientation des personnes et des appels- Primo-information des stagiaires potentiels (formalités administratives et financements)- Information sur la plateforme PARCOURSUP pour les prérequis, inscriptions des candidats et suivi des voeux - Mise à jour sur OFELI des formations ouvertes- Constitution des dossiers d'inscription sur X4 en lien avec le site internet du CREPS, mise à jour des dates d'inscription, contrôle des documents, des paiements, des financements :- Administration des stagiaires : devis, convocations, entrée et certifications, conventions de formation, états de présence (centre et alternance), suivi EOS, suivi FORÔMES- Prise en charge des stagiaires : recueil des pièces, tableaux de suivi présentiel, suivi financier pour l'établissement et financeurs, élaboration des demandes de financement stagiaires sur des plateformes (CPF, OPCO« AFDAS, OCAPIAT...», TRANSITION PRO, KAIROS ...)- Rémunération des stagiaires : recueil des pièces, envoi des justificatifs, constitution et suivi des dossiers DOCAPOST, enregistrements sous KAIROS (France Travail - statut stagiaire)- Administration des intervenants : suivi des contrats d'engagement, convocations cours, certifications.- Participation aux actions transversales du Pôle Formation (forums, portes ouvertes)
Le profil recherché
Savoir faire :-Réception, traitement et diffusion de l'information- Saisie et mise en forme de documents informatiques- Tri, classement, archivage et numérisation des dossiers- Suivre une procédureSavoir-ëtre :- Travailler en équipe- S'organiser et gérer les priorités- Être méthodique- Être à l'écoute des différents interlocuteurs- Faire preuve de discrétion professionnelle
Compétences requises
- Analyse des performances financières historiques
- Rigueur et méthode