Assistant AdministratifTive H/F - Mairie

Dans le cadre d'un remplacement de congés maternité vous aurez en charge :la gestion du secrétariat et fonctionnement administratif du service Enfance-Jeunesse-Affaires Scolaires-Transport ScolaireMissions principalesAccueil du public : Physique et téléphonique du public adulte, jeune,Réception, traitement et diffusion de l'information auprès des familles, des agents d'animation enseignants...Exécution du suivi des procédures et décisions administratives Gestion et suivi des dossiers d'inscription des activités péri et extrascolaires (Accueil avant et après la classe, restauration scolaire, Accueil de Loisirs (petits et grands séjours) Accueil de Loisirs périscolaires des mercredisSuivi et gestion de la messagerie de l'espace FamilleSaisie et contrôle informatiques des dossiers famillesGestions des présences / facturation / suivi des commandes scolaires/ Certificats scolarités / Dérogations / transport scolaireGénération des factures, attestations fiscales (familles) Transmission des documents au service comptabilité et Trésor PublicFacturation aux différents organismes (comité d'entreprise, APAS...)Commandes au prestataire des repas / relevé des réservations aux activités Contrôle mensuel des effectifs avant règlement des factures (enfants et adultes)Suivi et commandes en besoin matériel du service, Enfance / écoles (commande au prestataire)Suivi des dossiers d'inscription unique (saisie des dossiers, contrôle des documents administratifs transmis par les familles, classements, courriers...)Mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, plannings Amplitude horaires 8h30-17h30/18h00Connaissance et maitrise des outils informatiques et bureautiques indispensableMaitrise expression orale et écrite : compétence rédactionnelles; , vocabulaire professionnel, savoir s'adapter aux interlocuteursSavoir gérer les conflits et son stress, être rigoureux et organisé , respect de la confidentialitéDiplôme exigé dans le domaine ou expérience significative de plusieurs annéesCandidature a adresser : Maud GESLIN service emploi de Mehun sur Yevre : ****@****.**.CV + lettre de motivation à l'attention de monsieur le maire

Experience: 12 MoisCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,Cv et lettre de motivation obligatoireQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• SGBD
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Facturation
• Traitement du courrier
• Gestion des conflits