Assistant Particulier·ère du Préfet et de la Directrice de Cabinet H/F - Préfecture du Cher

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :



- Tenue de l'agenda du préfet et du directeur de cabinet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.

- Contribution à la préparation des dossiers du préfet et du directeur de cabinet, en lien avec les services concernées (en particulier DCLCI, BRECI, BSI, BSC, SGCD).

- Réception et filtrage des appels téléphoniques.

- Gestion des visio/audio-conférences.

- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.

- Présentation et organisation des réceptions du préfet en lien avec le personnel de résidence: - mise à jour des invités - envoi des invitations - réalisation du plan de table - réalisation du menu - tenue du livre de cave.

- Accueil téléphonique et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.

- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l'ensemble des secrétaires particulières.

- Gestion et suivi des congés du corps préfectoral.

- Suivi des permanences des membres du corps préfectoral.

- Gestion des aspects logistiques de la prise de fonction de préfet et du directeur de cabinet.

- Suivi des instructions signalées par le préfet.

- Suivi du courrier réservé.

- Suivi du budget de la résidence préfectorale et gestion comptable des réceptions (prise en compte des dépenses, traitement de celles-ci en lien avec le SGCD).

- Gestion des demandes urgentes.



Votre environnement professionnel


Activités du service :



Le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet est en lien avec tous les acteurs de la vie locale quels qu'ils soient et en particulier avec les services de l'État du département placés sous l'autorité du préfet (SGCD, DC, DDT, DDETSPP, UD DREAL, DSC, BRECI, DCLCI) mais également les autres services ou opérateurs de l'État (UDAP, ARS, DSDEN, DDFIP, SDJES)...

Il s'articule plus particulièrement avec les services du cabinet (BRECI, DSC, BSI, BSC).
Le secrétariat transmet les commandes de l'autorité préfectorale et relaie les informations.




Composition et effectifs du secrétariat :


1 binôme composé de 2 agents cat C.



Liaisons hiérarchiques :


Le préfet, la directrice de cabinet.


Durée attendue sur le poste : 5 ans.

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques :


Connaissance de l'environnement professionnel / niveau expert - requis
Connaître les différents services de l'État / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique / niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - requis
Avoir des compétences budgétaires et financières et comptables / niveau pratique - requis


Savoir-faire :


Capacité à travailler dans l'urgence / niveau pratique - requis
Travailler en binôme / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau expert - requis
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
Savoir analyser / niveau pratique - requis
Savoir rédiger / niveau pratique - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis


Savoir-être :

Savoir être disponible / niveau expert - requis
Capacité à gérer des situations de stress / niveau pratique - requis
Savoir être discret / niveau expert - requis
Savoir être autonome / niveau pratique - requis
Savoir être réactive / niveau maîtrise - requis
Savoir être créative / niveau pratique - requis
Savoir être méthodique / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
Savoir être diplomate / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Ce type de poste permet de maîtriser les missions des différents services préfectoraux et extérieurs, offrant une solide culture administratives générale qui aide à la préparation des concours de niveaux supérieurs.

• Créativité
• BSC
• Rigueur et méthode
• Médiation
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Visio
• Permanence téléphonique
• Réactivité