Secrétaire-Assistant·e des Élu·e.S H/F - Caisse Centrale Activite Sociale

Présentation du poste

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) secrétaire assistant(e) de CMCAS pour assurer l'appui administratif et organisationnel auprès du président et des instances élues.

Sous l'autorité du chef de cabinet, vous contribuez au bon fonctionnement des instances, à la qualité des productions écrites, au traitement des opérations administratives et financières ainsi qu'à la coordination de la communication interne.

Ce poste nécessite d'excellentes qualités rédactionnelles, une grande rigueur et une capacité à travailler avec des interlocuteurs variés.

Vos missions principales

1. Secrétariat des instances et rédaction administrative

Préparer et organiser les réunions des bureaux, conseils d'administration et différentes commissions.

Prendre des notes et rédiger les procès-verbaux des réunions, en veillant à la fidélité des échanges, à la précision des décisions et à la qualité rédactionnelle.

Rédiger, relire et mettre en forme les courriers, comptes rendus, notes et autres documents administratifs.

Collecter et diffuser les documents préparatoires aux réunions.

Assurer le suivi administratif, le classement et l'archivage des documents.

2. Gestion administrative et financière

Assurer le traitement administratif des factures et des notes de frais : vérification des pièces justificatives, suivi et transmission selon les procédures internes.

Participer aux opérations courantes de gestion et de trésorerie, en lien avec les services concernés.

Assurer le suivi de différents dossiers administratifs liés au fonctionnement de la CMCAS.

3. Coordination du journal interne

Coordonner les contributions des différents acteurs intervenant dans la réalisation du journal interne.

Recueillir les informations et contenus nécessaires à sa préparation.

Assurer les relances et le suivi des contributions dans le respect des échéances.

Participer à la relecture, à la consolidation et à la préparation des contenus avant leur diffusion.

4. Assistance et organisation quotidienne

Gérer l'agenda et les rendez-vous du président de la CMCAS.

Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriers.

Faciliter la circulation des informations entre les élus, les équipes et les différents interlocuteurs.

Apporter un soutien administratif et logistique aux instances.

Profil recherché

Compétences particulièrement attendues :

Excellente maîtrise du français écrit : orthographe, grammaire et syntaxe irréprochables.

Très bonnes capacités de prise de notes, de synthèse et de rédaction de procès-verbaux et comptes rendus.

Capacité à traiter des documents financiers, notamment des factures et notes de frais, avec méthode et fiabilité.

Aptitude à coordonner plusieurs interlocuteurs, à collecter des informations et à respecter les délais.

Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et la messagerie électronique.

Qualités professionnelles :

Rigueur, méthode et sens de l'organisation.

Autonomie et capacité à gérer les priorités.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Aisance relationnelle et capacité d'adaptation à différents interlocuteurs.

Esprit d'équipe et sens du service.

Une expérience en secrétariat administratif, en assistance de direction ou en appui à des instances décisionnelles sera particulièrement appréciée.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,BTS support à l'action managériale,Gestion des urgences et des imprévus,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Techniques de communication interne,Techniques de gestion administrative,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des syndicats de salariés

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.

• Trésorerie
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Notes de frais
• Grammaire
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Word
• Techniques de communication
• Facturation
• Traitement du courrier
• Français
• Permanence téléphonique
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation
• Confidentialité
• Rédaction administrative
• Planification
• Gestion administrative