Agent de Gestion Administrative H/F - 18

Service des Admissions
A COMPTER DU 18 MAI 2026 (CDD de 5 mois)

MISSIONS PRINCIPALES:

Gestion des admissions
- Accueillir, informer et orienter les habitants potentiels et leurs familles (accueil physique et téléphonique)
- Réceptionner, vérifier et enregistrer les dossiers de demande d'admission
- Assurer le suivi des listes d'attente
- Participer aux commissions admissions en équipe pluridisciplinaire
- Préparer et constituer les dossiers administratifs d'admission
- Gérer les transports pour les rendez-vous médicaux des habitants
Suivi administratif des habitants
- Rédiger et gérer les contrats de séjour et leurs avenants des habitants sous mesure de protection
- Collecter et contrôler les pièces administratives nécessaires (état civil, couverture sociale, ...)
- Mettre à jour les dossiers administratifs des habitants tout au long de leur séjour
- Assurer l'archivage et la confidentialité des documents
Coordination et communication
- Travailler en lien étroit avec la direction, les équipes des résidences et les partenaires externes
- Informer les familles des démarches administratives et des procédures d'admission
- Participer à la transmission des informations administratives utiles aux équipes concernées

Gestion administrative et reporting
- Saisir et mettre à jour les données dans les logiciels métiers
- Compléter les tableaux de suivi des admissions
- Contribuer à l'amélioration des procédures administratives du service
Accueil et secrétariat
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service des admissions
- Traiter le courrier, les courriels et les demandes diverses liées aux admissions

PROFIL RECHERCHE:

- Diplôme exigé : Bac +2, formation administrative
- Expérience en secteur public souhaitée

Les « savoirs » :
- Connaissance du secteur médico-social, en particulier du fonctionnement des EHPAD
- Connaissance de la réglementation des admissions en EHPAD (contrat de séjour, droits des usagers, .)
- Connaissance des dispositifs de prise en charge financière : APA, APL/ALS, aide sociale à l'hébergement
- Connaissance des organismes partenaires (Conseil départemental, organismes tutélaires)
- Connaissance des règles de confidentialité et de secret professionnel
- Maîtrise de base des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie)
Les « savoir-faire »
- Accueillir et informer les usagers et les familles avec clarté et pédagogie
- Constituer, vérifier et suivre des dossiers administratifs complets
- Rédiger des documents administratifs (courriers, contrats, comptes rendus simples)
- Utiliser efficacement les logiciels métiers
- Organiser et prioriser son activité dans le respect des délais
- Mettre à jour des bases de données et tableaux de suivi
- Travailler en coordination avec les équipes pluridisciplinaires
- Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration
- Gérer les situations sensibles ou urgentes avec professionnalisme
Les « savoir-être »
- Sens de l'accueil, de l'écoute et de l'empathie
- Discrétion et respect strict de la confidentialité
- Rigueur, organisation et fiabilité

- Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (familles, partenaires, équipes internes)
- Capacité à gérer le stress et les situations émotionnellement difficiles
- Diplomatie et tact dans les échanges
- Esprit d'équipe et sens du service public / de l'intérêt collectif
- Autonomie dans le travail tout en sachant rendre compte
- Adaptabilité et réactivité face aux imprévus

CONDITIONS DU POSTE:

Poste à temps plein (35 heures) - CDD 5 mois de remplacement d'un congé de maternité - du lundi au vendredi - repos fixes le week-end.

Niveau d'emploi : Catégorie C de la Fonction Publique Hospitalière.

RTT et congés annuels proratisés sur la période d'emploi

Rémunération : nous consulter