Les missions du poste
Agent de gestion administrative, remplacement d'un agent en congé maternité.Rattaché(e) à la Direction du service Enfance - Jeunesse, affaires scolaires, Transport scolaire, vous serez en charge de la gestion du secrétariat et du fonctionnement administratif.Accueil physique et téléphonique du publicRéception, traitement et diffusion de l'informationTemps de travail : 35h hebdomadaireHoraires du Poste: - Lundi : 8h30-12h15 et 14h00-17h30- Mardi : 8h30-12h15 et 14h00-17h15- Mercredi : 8h30-12h15 et 13h45-18h00- Jeudi : 8h00-12h15 et 14h00-16h30- Vendredi : 8h30-12h00 et 14h00-16h30Missions principales :- Accueil du public : Physique et téléphonique du public adulte, jeune,- Réception, traitement et diffusion de l'information auprès des familles, des agents d'animations, enseignants- Exécutions des procédures et décisions administratives- Suivi et gestion de la messagerie de l'espace famille- Suivi et gestion des réservations informatiques aux activités du service- Suivi et gestion des dossiers d'inscription du service- Saisie et contrôle informatique des dossiers familles- Gestion des présences, facturation, suivi des commandes scolaires, certificats de scolarités, dérogations, transport scolaire.Tâches principales :- Respect des procédures administratives- Gestion et suivi des dossiers d'inscriptions des activités péri et extrascolaires , accueil de loisirs périscolaires des mercredis- Contrôle des pointages des fréquentations par secteurs d'activités- Transmission et réactualisation des réservations aux agents d'animation et enseignants- Application des tarifs, application du règlement intérieur- Génération des factures, attestations fiscales- Transmission des documents au service comptabilité et trésor public, facturation aux différents organismes (comité d'entreprise, APAS...)- Requêtes diverses (recherche de données)- Commande au prestataire de repas, relevé des réservations aux activités (2 fois par semaines) pour réactualisation- Etablir les états prévisionnels hebdomadaire des fréquentations, contrôle mensuel des effectifs avant règlement des factures (enfants et adultes)- Suivi et commande en besoin matériel du service- Mise en forme des documents informatique,- Suivi des certificats de scolarité, des dérogations, PAI...
Le profil recherché
Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale,Maîtrise des outils informatique et bureautiqueMaîtrise de l'expression écrite et oraleMaîtrise des techniques de recherche et documentationSavoir travailler en équipeSavoir gérer les prioritésGérer les situations de stress, respecter la confidentialité Méthodique, rigoureux(se) et organisé(e)Formations et diplômes requis (secrétariat)Polyvalence
Compétences requises
- Gestion des réservations
- Rigueur et méthode
- Création d'une base documentaire
- Facturation